Pengurusan Kewangan dan Perbelanjaan Kerajaan Berhemah

Abstrak

Pengurusan kewangan yang baik hasil dari pengurusan perbelanjaan yang berhemah dan efisien akan membolehkan organisasi tersebut berjalan dan beroperasi dengan sempurna dan lebih cemerlang. Namun ada kalanya bajet yang telah dibuat di awal tahun terpaksa melalui pelbagai masalah dan isu di sepanjang tahun perancangannya. Ini seterusnya akan membawa kepada keperluan untuk mendapatkan peruntukan tambahan di dalam perbelanjaan organisasi tersebut terutamanya perbelanjaan mengurus.

Perbelanjaan mengurus selalunya berkait dengan hal pentadbiran dan pengoperasian sesebuah organisasi berkenaan. Perubahan, pertambahan dan peluasan aktiviti atau program yang tidak dirancang dari perancangan asal akan mengakibatkan perbelanjaan mengurus meningkat. Ada kalanya perubahan tersebut tidak dapat dielakkan. Ini akan menyebabkan jabatan tersebut memohon untuk mendapatkan peruntukan tambahan bagi menampung tujuan perbelanjaan mengurus tersebut. Walaupun begitu, peruntukan tambahan tersebut perlu dimohon oleh organisasi berkenaan di samping perlu mematuhi beberapa prosedur yang telah ditetapkan untuk tujuan ini.

Pelbagai instrumen kawalan telah dibuat dan diperkenalkan kepada organisasi untuk dijadikan sebagai panduan dan pematuhan di dalam menguruskan hal perbelanjaan bagi mengelakkan berlakunya permohonan untuk peruntukan tambahan di dalam belanja mengurus. Untuk lebih memperkukuhkan usaha ini, pelbagai panduan telah dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia samada di dalam bentuk surat pekeliling mahupun arahan perbendaharaan yang boleh digunakan di dalam membantu jabatan di dalam mencapai pengurusan kewangan yang baik.

Pengenalan

Pengurusan kewangan yang baik adalah penting di dalam memacu kecemerlangan di dalam perkhidmatan dan organisasi. Ia melibatkan pengurusan belanjawan, pengurusan perolehan, pengurusan pembayaran, pengurusan penerimaan hasil, pengurusan aset dan pengurusan akaun. Pengurusan perbelanjaan yang berhemah dan efisien dalam sesebuah organisasi adalah penting bagi membolehkan organisasi tersebut berjalan dengan sempurna.

Pengurusan Kewangan

Pengurusan kewangan merupakan satu aktiviti yang penting kerana ia menguruskan:

  1. Penggunaan sumber-sumber yang terhad (manusia, wang , bahan dan masa)
  2. Kadar permintaan terhadap sumber-sumber tersebut yang tidak terhad.
  3. Isu dan masalah berkaitan cara memperolehi sumber tersebut serta alternatif yang harus digunakan di dalam memperolehi sumber-sumber tersebut.

Ia juga merupakan satu proses di mana sesebuah jabatan memperolehi sumber kewangan dan memperuntukkannya untuk perlaksanaan aktiviti yang dirancang. Perlaksanaannya adalah melalui proses belanjawan yang berdasarkan kepada keutamaan tertentu dan pematuhan kepada prosedur dan kawalan-kawalan yang tertentu yang telah dibekalkan sebagai panduan perlaksanaan sebagaimana terdapat di dalam arahan dan surat-surat pekeliling-pekeliling perbendaharaan.

Aktiviti Di Dalam Pengurusan Kewangan

Terdapat 3 aktiviti yang dikenal pasti di dalam pengurusan kewangan iaitu:

  1. Menetapkan skop dan kandungan polisi fisikal –menentukan program atau aktiviti serta peruntukan yang perlu untuk melaksanakan program tersebut.
  2. Mewujudkan garis panduan dan standard umum bagi menerangkan mengenai bagaimana wang tersebut digunakan dengan jujur
  3. Menyediakan kawalan dan struktur organisasi yang menyokong aktiviti dan pengurusan ini.

Prinsip Pengurusan Kewangan

Pengurusan kewangan yang baik menggunakan prinsip-prinsip berikut:

  1. Legaliti (peraturan dan undang-undang) – pengurusan kewangan mestilah mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang telah digubal.
  2. Akauntabiliti – perlu memikul amanah bagi menjalankan aktiviti yang ditentukan secara bertanggungjawab atas kejayaan ataupun kegagalan. Ia melibatkan unsur penting seperti amanah, ketelusan, mematuhi perundangan dan peraturan dan menggunakan sumber dengan cekap dan berkesan. Terdapat 3 instrumen yang berkaitan dengan akauntabiliti iaitu:
  • akauntabiliti fisikal – berhubungan dengan integriti kewangan, maklumat, pematuhan kepada undang-undang dan peraturan pentadbiran awam.
  • akauntabiliti pengurusan –berhubungan dengan penggunaan tenaga manusia dan sumber-sumber lain secara cekap dan ekonomik.
  • akauntabiliti program – berhubungan dengan impak sesuatu program iaitu samada ia telah mencapai objektif yang dirancangkan, dan opsyen terbaik yang dipilih bagi mencapai objektif tersebut dengan mengambil kira jumlah kos dan output

Akauntabiliti yang berhubungan dengan kawalan perbelanjaan adalah di kawal pada 3 peringkat seperti berikut:

  • Kawalan parlimen – tiada sebarang perbelanjaan boleh dibuat tanpa diluluskan terlebih dahulu oleh Parlimen. Kelulusan adalah mengikut vot dan maksud-maksud tertentu dan wang yang telah diluluskan untuk vot maksud tertentu tidak boleh digunakan untuk vot maksud yang lain.
  • Kawalan Perbendaharaan – setiap cadangan perbelanjaan akan diteliti oleh Perbendaharaan sebelum dibentangkan di Parlimen untuk kelulusan dan kawalan perbelanjaan hanya akan dilakukan selepas diluluskan.
  • Kawalan Kementerian/ Jabatan – Pegawai Pengawal dikehendaki menguruskan wang dan khazanah di bawah kawalan dengan cermat mengikut undang-undang dan peraturan yang telah di tetapkan.

Keperluan Peruntukan Tambahan Perbelanjaan Mengurus

Perbelanjaan Mengurus

Belanjawan jabatan yang dibuat di bahagikan kepada 2 kategori iaitu Perbelanjaan Mengurus dan Perbelanjaan Pembangunan. Perbelanjaan Mengurus dikaitkan dengan perbelanjaan pentadbiran sesebuah jabatan tersebut sementara Perbelanjaan Pembangunan pula berkaitan dengan peruntukan untuk kerja-kerja perlaksanaan projek jabatan sebagaimana yang telah ditentukan atau dirancangkan.

Peruntukan mengurus bagi sesebuah jabatan mempunyai ciri-ciri seperti di bawah ini:

  • Peruntukan yang telah diluluskan untuk sesebuah jabatan kerajaan adalah untuk kegunaan bagi tahun yang berkenaan sahaja.
  • Peruntukan tersebut di biayai dari hasil Kerajaan.
  • Merupakan peruntukan tahunan yang diluluskan bagi membiayai belanja pentadbirannya.

Di dalam aktiviti pengurusan belanja mengurus sebuah jabatan, setiap jabatan perlu menyediakan perkara-perkara berikut berdasarkan kepada pelan aktiviti jabatan:

  • Perbelanjaan emolumen yang meliputi gaji, elaun dan faedah kewangan staf di bawah kepala 10000
  • Perbelanjaan perkhidmatan dan bekalan yang meliputi elaun perjalanan, semua pembayaran perkhidmatan dan bekalan di bawah kepada 20000
  • Perbelanjaan aset iaitu semua hal pembelian aset termasuk pinjaman di bawah kepala 30000
  • Perbelanjaan pemberian dan kenaan bayaran tetap yang meliputi ganjaran di bawah kepala 40000, dan
  • Perbelanjaan-perbelanjaan lain-lain yang tidak termasuk di bawah mana-mana kategori seperti cukai-cukai dan pelbagai di bawah kepala 50000

Keperluan Peruntukan Tambahan

Peruntukan tambahan perbelanjaan mengurus diperlukan kerana:

  1. Perluasan kepada dasar sedia ada di jabatan/kementerian
    Setiap jabatan atau kementerian biasanya mempunyai dasar-dasar yang tertentu untuk diikuti seperti menggalakkan pertumbuhan ekonomi yang mampan atau dasar meningkatkan aktiviti penguatkuasaan. Dasar-dasar tersebut ada kalanya diperluaskan seperti penambahan program-program baru seperti Program Mesra Rakyat atau sambutan perayaan bersama selaras dengan perluasan dasarnya. Ini akan mengakibatkan pertambahan kepada pelbagai perbelanjaan seperti elaun perjalanan, perbelanjaan penyewaan seperti dewan dan perbelanjaan aset-aset seperti pembelian kenderaan.
  2. Pakej-pakej baru rangsangan pembangunan ekonomi
    Objektif aktiviti ini adalah untuk mengalirkan semula aliran tunai kepada negara dan menggalakkan pertumbuhan ekonomi, Jabatan/ Kementerian yang terlibat perlu memohon untuk peruntukan tambahan ini bagi menyokong program tersebut.
  3. Peningkatan harga barangan kontrak
    Peningkatan harga barangan kontrak yang tidak dijangkakan seperti peningkatan kadar mata wang asing berbanding dengan mata wang tempatan. Ini akan menyebabkan pertambahan kepada peruntukan perbelanjaan hasil daripada peningkatan kadar mata wang asing.
  4. Peningkatan tarif air dan elektrik
    Projek penswastaan syarikat dan peningkatan dalam kadar bayaran dan sebagainya di pertengahan tahun belanjawan tersebut mengakibatkan Jabatan/ Kementerian terpaksa menanggung kadar baru tersebut dan ini akan mengakibatkan kepada lebihan perbelanjaan.
  5. Tambahan bilangan tajaan pelajar (jika jabatan terlibat dengan penajaan pelajar)
    Kadangkala terdapat arahan-arahan terbaru yang tidak dirancang yang memerlukan penajaan pelajar di tambah seperti keperluan pelajar di hantar ke fakulti-fakulti perubatan luar negara ditambah. Justeru Jabatan/kementerian yang berkenaan perlu memohon tambahan peruntukan bagi menyokong arahan terbaru tersebut.
  6. Pembukaan seksyen/ unit dan bahagian baru di dalam jabatan
    Ini akan mengakibatkan pertambahan kepada bilangan kakitangan jabatan, penyewaan ruangan pejabat dan pertambahan di dalam peralatan aset sepertitelefon, komputer dan lain-lain. Peruntukan tambahan perbelanjaan diperlukan untuk pembayaran emolumen, penyewaan dan pembelian aset-aset tambahan.
  7. Penyusunan semula organisasi dan fungsi
    Mengakibatkan pertambahan kepada kakitangan atau penyewaan bangunan dan peralatan komunikasi atau ICT. Peruntukan tambahan diperlukan untuk pembayaran emolumen, penyewaan ruangan pejabat dan pembelian aset-aset.
  8. Perbelanjaan yang tidak mengikut peraturan dan tanpa peruntukan
    Ini berkaitan dengan isu integriti pegawai yang tidak bertanggungjawab di dalam soal perbelanjaan. Beliau seharusnya memikirkan samada perkara tersebut benar-benar perlu atau sekadar hanya perlu ada, iaitu mempersoalkan mengenai kepentingan perkara tersebut berbanding dengan impak atau kesan ke atas tindakannya. Walaupun begitu ini akan membawa kepada keperluan peruntukan tambahan samada dari segi pembelian aset-aset atau pun elaun-elaun perjalanan dan sebagainya mengikut masalah yang ditimbulkan.

Langkah-langkah Untuk Mengelakkan Tambahan Perbelanjaan Mengurus

Pelbagai langkah kawalan yang boleh diambil oleh sesebuah jabatan di dalam mengelakkan tambahan untuk perbelanjaan mengurus. Antaranya adalah:

1. Mematuhi dengan tepat setiap aktiviti dari jadual pelan tindakan yang telah dibuata. Jabatan/ Kementerian perlu mematuhi dengan tepat setiap aktiviti seperti dasar baru, one-off serta threshold yang telah dirancangkan dan tidak mengadakan aktiviti-aktiviti yang tidak dirancangkan. Pematuhan kepada perancangan ini penting bagi mengelakkan samada belanjawan defisit atau pun surplus daripada berlaku.

2. Mengurangkan kerja-kerja yang melibatkan pembayaran elaun lebih masa. Merujuk kepada (PP 7/2008); perbelanjaan ini hendaklah dikawal. Ketua atau pegawai yang mengarahkan kerja ini dilakukan perlulah berpuas hati bahawa kerja-kerja tersebut benar-benar mustahak untuk disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan. Semua arahan untuk kerja lebih masa ini hendaklah dikeluarkan secara bertulis sebelum ianya dilaksanakan.

3. Mengurangkan aktiviti perjalanan dalam negara dan luar Negara. Degan merujukan Pekeliling Perbendaharaan (PP 9/2008), (PP 7/2008) dan (PP 5/1999):

  • Kesemua aktiviti yang melibatkan urusan perjalanan dalam dan luar negara yang penting atau mesyuarat di antara Kerajaan dibenarkan. Merujuk kepada (PP 5/1999), perjalanan untuk program lawatan ke tapak-tapak projek tidak harus dijejaskan oleh pengurangan ini. Ketua Jabatan hendaklah mempunyai garis panduan bagi mengawal dan menentukan keperluan untuk menjalankan tugasan di luar stesen ini. Para pegawai yang hadir pula mestilah terlibat secara langsung di dalam mesyuarat tersebut dan bilangan pula tidak melebihi dari 3 orang dalam satu masa.
  • Bagi perjalanan ke luar negara untuk menghadiri kursus, seminar dan seumpamanya Pegawai pengawal perlu memastikan bahawa aktiviti tersebut sangat penting dan tidak terdapat di dalam negara serta berkaitan dengan tugasan pegawai. Cadangan perjalanan tersebut mestilah mendapat kelulusan Perbendaharaan walaupun Jabatan/ Kementerian mempunyai peruntukan yang mencukupi.

4. Menangguhkan aktiviti sewaan pejabat dan aktiviti pengubahsuaian pejabat. Dengan merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan (PP 7/2008) dan (PP 5/1999), sekiranya aktiviti tersebut bukan atas sebab-sebab keselamatan atau usaha untuk menjimatkan kos kepada Jabatan/ Kementerian maka semua cadangan sewaan dan pengubahsuaian tersebut tidak dibenarkan. Sekiranya masih ada keperluan perlaksanaannya perlu mendapat kelulusan dari Perbendaharaan.

5. Mengurangkan penggunaan utiliti dan bahan seperti air, elektrik dan alat perhubungan. Penjimatan terhadap sumber tenaga dan utiliti ini dapat dibuat sekiranya Jabatan/ Kementerian mengamalkan etika penjimatan secara menyeluruh dan menerapkan tentang kepentingan amalan ini dilaksanakan. Merujuk kepada (PP 7/2008), penguatkuasaan peraturan mengenai penggunaan utiliti secara dalaman di Kementerian/ Jabatan perlu di adakan di dalam usaha penjimatan penggunaan utiliti ini.

6. Pengurangan penganjuran seminar, persidangan, pameran, bengkel, kursus dan retreat. Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan (PP 7/2008) dan (PP 9/2008):

  • Semua agensi Kerajaan dikehendaki menghadkan penganjuran ini kepada yang perlu sahaja dan keutamaan hendaklah diberikan kepada penggunaan premis Kerajaan kecuali yang melibatkan bilangan peserta yang ramai dan memerlukan logistik yang lebih baik. Penggunaan kemudahan hotel hanya dibenarkan bagi aktiviti antarabangsa sahaja.
  • Pegawai pengawal perlu memastikan premis yang digunakan adalah memadai dengan matlamat aktiviti, memastikan perbelanjaan yang terlibat adalah sederhana pada kadar yang diluluskan Kerajaan, tanpa perbelanjaan yang besar seperti perhiasan dan acara persembahan.
  • Mengurangkan penghantaran pegawai berkursus dan mesyuarat luaran kecuali perlu dan berkaitan dengan pengoperasian pejabat, namun penglibatan para pegawainya perlu dikurangkan.

7. Mengurangkan pemberian cenderahati/ Door Gift. Merujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan (PP 7/2008) dan (PP 9/2008), amalan pemberian ini kepada tetamu upacara rasmi Kerajaan/ majlis keraian seperti majlis perasmian dan sebagainya hendaklah mematuhi kadar dan syarat peraturan kewangan yang di tetapkan.

8. Mengurangkan pembelian aset. Mana-mana aset yang tidak diperlukan lagi seharusnya tidak dibeli oleh Jabatan/ Kementerian. Hanya aset yang benar-benar penting dan kritikal kepada produktiviti dan pengoperasian Jabatan/ Kementerian sahaja perlu dibeli. Pembelian aset ini akan mengakibatkan peningkatan di dalam kos senggaraan atau lesen.

9. Mengurangkan pembayaran bil dan tuntutan. Pengurangan aktiviti mesyuarat luaran dan penjimatan penggunaan utiliti dan sebagainya akan mengakibatkan pengurangan perbelanjaan yang melibatkan pembayaran tuntutan dan pembayaran bil-bil berkaitan. Merujuk kepada (PP 7/2008), Pegawai Pengawal hendaklah memastikan tiada tunggakan bayaran bil dan tuntutan ke atas bekalan dan perkhidmatan yang telah diberi oleh pembekal dan kontraktor. Beliau juga perlu memastikan semua bil dan tuntutan bagi sesuatu tahun dijelaskan sebelum berakhirnya tahun kewangan berkenaan.

Kesimpulan

Pengurusan kewangan di dalam sesebuah Jabatan/ Kementerian merupakan aspek yang penting sekali yang seharusnya dititikberatkan. Pengurusan kewangan yang baik akan memastikan sesebuah Jabatan/ Kementerian tersebut berkeupayaan dalam melaksanakan kesemua aktiviti yang telah dirancangkan dengan berkesan. Pengurusan kewangan ini biasanya di pertanggungjawabkan kepada Pegawai Pengawal namun untuk pengurusan yang menyeluruh kesemua kakitangan di dalam Jabatan/ Kementerian tersebut seharusnya bekerjasama di dalam perlaksanaannya.

Peranan Pegawai Pengawal di dalam Pengurusan kewangan ini adalah luas antaranya beliau perlu memastikan penggunaan sumber secara cekap dan strategik selaras dengan matlamat pembangunan negeri dan Negara, perlu menyediakan anggaran belanjawan tahunan dengan sempurna, juga memastikan peruntukan disediakan bagi tujuan yang diluluskan oleh Kementerian Kewangan dan pelaksanaan aktiviti dibuat secara cekap, berkesan dan ekonomik dalam tempoh yang ditetapkan. Dan dari masa ke semasa juga perlu melaksanakan pengauditan dalaman dan menyelesaikan isu yang berbangkit berkaitan auditan.

Umumnya sikap berhati-hati dalam perbelanjaan atau perbelanjaan yang berhemah adalah merupakan satu amalan yang baik dan perlu diteruskan kerana sebanyak mana sekalipun pendapatan yang diperolehi tetapi sekiranya tidak diuruskan dengan berhati-hati, cekap dan berkesan ataupun tidak diuruskan secara yang lebih ekonomik, maka sudah tentu pulangan atau hasil yang diperolehi tidak memuaskan dan mungkin menyebabkan Jabatan/ Kementerian berkenaan terperangkap dalam hutang yang berat. Justeru di dalam konteks ini peranan Pegawai Pengawal adalah penting, di samping memantapkan pengetahuan dan kemahiran mereka di dalam aspek pengurusan kewangan, mereka juga seharusnya dapat memacu sesebuah Jabatan/ Kementerian di dalam pengurusan kewangan yang efisien dan mantap melalui pelbagai usaha-usaha yang berkesan.

Rujukan

  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1979. 1979. Perlaksanaan Audit Dalam Di Agensi-agensi Kerajaan Persekutuan.
  • Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 1987. 1987. Kawalan Bagi Maksud Mencapai Saiz Perkhidmatan Awam Yang Optimum.
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 1990. 1990. Peraturan Mengenai Penyertaan Pegawai Untuk Menjalankan Tugas di Luar Negeri
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 1992. 1992. Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus Di Bawah MBS
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 1994. 1994. Pemasangan Telefon Pejabat, Telefon Rasmi dan Penggunaan Telefon Bimbit
  • Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996. 1996. Garis panduan Mengenai Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun di Kementerian, Jabatan dan Badan-badan Berkanun Persekutuan.
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 1997. 1997. Garis Panduan Untuk Mengawal Perbelanjaan
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1997. 1997. Langkah-langkah Untuk Mengurangkan Perbelanjaan Awam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1999. 1999. Garis Panduan Untuk Mengawal Perbelanjaan Awam
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008. 2008. Langkah-langkah Untuk Mengurangkan Perbelanjaan Awam
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2008. 2008. Garis panduan bagi perbelanjaan berhemah
  • Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2009. 2009. Garis panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahun 2010 dan 2011
  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: