Strategi Meningkatkan Keberkesanan Dalam Aspek Pengurusan Kewangan dan Kualiti Perkhidmatan

Abstrak

Pengurusan kewangan yang unggul merupakan aspek penting dalam urus tadbir organisasi sektor awam yang cemerlang. Melalui pengurusan kewangan yang cekap, sesebuah organisasi juga mampu mengekalkan kecemerlangan kualiti perkhidmatannya.

Tulisan ini menerangkan konsep asas pengurusan kewangan sektor awam, prinsip-prinsip legaliti dan akauntabiliti serta peruntukan undang-undang dan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi. Seterusnya, strategi-strategi yang boleh dilaksanakan oleh organisasi di sektor awam dalam meningkatkan keberkesanan aspek pengurusan kewangan dibincangkan. Sepuluh strategi utama dikemukakan iaitu; mengurus kewangan berdasarkan matlamat strategik organisasi; membangunkan piawaian, prosedur dan garis panduan; melaksanakan piawaian dan penandaarasan; meningkatkan latihan pengurusan kewangan; memanfaatkan keupayaan teknologi; zero financial mismanagement (ZFM); menangani salah laku dan penipuan; menetapkan petunjuk utama prestasi (KPI); melaksanakan pengurusan risiko; dan penerapan nilai dan etika.

Organisasi perlu merangka strategi-strategi menambahbaik pengurusan kewangan yang berterusan dan kualiti perkhidmatan dengan mengambil kira amalan-amalan terbaik tanpa mengetepikan undang-undang dan peraturanperaturan kewangan yang perlu dipatuhi.


Pengenalan

Pengurusan kewangan merupakan suatu proses yang melibatkan jentera pentadbiran dan kaedah-kaedah di mana, dana untuk membiayai perbelanjaan awam diperolehi, dibelanja dan diperakaunkan. Pengurusan kewangan turut melibatkan perancangan, pembentukan dan pelaksanaan dasar-dasar mengenai pencukaian, belanjawan, perbelanjaan, perolehan, perakaunan dan lain-lain yang berkaitan dengannya. Komponen-komponen pengurusan kewangan sektor awam ialah perancangan, pelaksanaan, penyelarasan, kawalan dan penilaian.

Terdapat dua prinsip utama pengurusan kewangan iaitu legaliti dan akauntabiliti. Legaliti bermaksud mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang digubal untuknya. Prinsip ini merangkumi lima peringkat utama iaitu:

i.   Terimaan Wang Awam
ii.  Simpanan Wang Awam
iii. Pengeluaran Wang Awam
iv. Bayaran Wang Awam
v.  Perakaunan Wang Awam

Pengurusan kewangan sektor awam adalah tertakluk kepada beberapa undangundang dan peraturan yang perlu dipatuhi. Antaranya, Perlembagaan Persekutuan, Akta Tatacara Kewangan 1957, Akta Audit 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan dan Surat-Surat Pekeliling Perbendaharaan.

Akauntabiliti pula bermaksud memikul amanah untuk melaksanakan tugas yang ditentukan secara bertanggungjawab, cekap, beretika serta mematuhi undangundang dan peraturan yang ditetapkan. Terdapat tiga instrumen akauntabiliti yang utama iaitu:

i. Akauntabiliti Fiskal
ii. Akauntabiliti Pengurusan
iii. Akauntabiliti Program

Pengurusan kewangan sektor awam juga melibatkan struktur kawalan yangterdiri dari tiga peringkat utama. Peringkat pertama ialah Kawalan Parlimen. Peringkat ini turut merangkumi Parlimen atau Dewan Undangan Negeri (DUN), Jawatankuasa Kira-Kira Wang Negara dan Ketua Audit Negara. Peringkat kedua pula ialah peringkat Perbendaharaan Malaysia dan peringkat ketiga ialah kementerian, jabatan atau agensi-agensi sektor awam.

Walau bagaimanapun, pengurusan kewangan sektor awam terdedah kepada kelemahan-kelemahan yang melibatkan integriti dan menjejaskan keupayaan serta kualiti perkhidmatan sesebuah organisasi. Antara kelemahan yang dikenalpasti ialah penyediaan peruntukan belanjawan yang melebihi keperluan, perbelanjaan yang melebihi peruntukan, peruntukan-peruntukan tambahan yang tidak dibelanjakan, salah guna kuasa, penipuan, kelemahan perancangan, perolehan dan pengurusan kontrak.

Justeru, strategi dan langkah-langkah proaktif perlu direncanakan supaya organisasi kerajaan mampu meningkatkan keberkesanan dalam aspek pengurusan kewangan dan kualiti perkhidmatan.


Strategi Meningkatkan Keberkesanan Aspek Pengurusan Kewangan Dan Kualiti Perkhidmatan

Selari dengan matlamat kerajaan untuk meningkatkan keupayaan sistem penyampaiannya, strategi dan langkah-langkah perlu dirancang dan dilaksanakan bagi meningkatkan keberkesanan aspek pengurusan kewangan dan kualiti perkhidmatan. Antara strategi yang boleh dilaksanakan oleh organisasi bagi menjayakan hasrat ini adalah seperti berikut:

Mengurus Kewangan Berdasarkan Matlamat Strategik Organisasi

Setiap organisasi awam perlu mengenalpasti terlebih dahulu visi, misi dan objektif organisasi. Seterusnya, program-program yang dirancang perlu menjurus ke arah keperluan sebenar organisasi. Sehubungan itu, peruntukan kewangan pula hendaklah berasaskan kepada dasar dan strategi yang telah ditetapkan serta menetapkan keutamaan yang bersesuaian dengan pencapaian matlamat strategik organisasi.

Bagi memastikan pulangan hasil terbaik, organisasi perlu mengelakkan pembaziran dan merancang perbelanjaan berhemah. Pihak pengurusan di organisasi juga perlu memastikan supaya semua perbelanjaan yang dibelanjakan mencapai value for money seperti yang disarankan dalam Laporan Ketua Audit Negara 2008.

Membangunkan Piawaian, Prosedur Dan Garis Panduan

Berdasarkan undang-undang dan peraturan berkaitan pengurusan kewangan sektor awam, organisasi perlu mewujudkan garis-garis panduan dan piawaian-piawaian umum bagi memastikan wang dibelanja secara bertanggungjawab bagi mencapai objektif-objektif organisasi yang telah ditentukan.

Selain itu, semua polisi, proses dan prosedur kerja juga hendaklah didokumentasi, disemak dan dikemaskini secara sistematik dan berterusan. Bagi merealisasikan perkara ini, organisasi boleh menubuhkan satu jawatankuasa atau pasukan petugas yang diketuai oleh pegawai kanan organisasi untuk menyemak, mengemaskini dan memantapkan urusan berkaitan. Selain itu, Jawatankuasa Pengurusan Keutuhan Akaun (JKPA) dan Unit Audit Dalaman (UAD) perlu diwujud dan diperkukuh untuk membantu organisasi mengawas, memantau dan menyelia undang-undang dan peraturan yang ditetapkan.

Melaksanakan Piawaian Dan Penandaarasan

Strategi pelaksanaan piawaian dan penandaarasan mampu memperlihatkan sejauh mana organisasi telah melaksanakan pengurusan kewangannnya mengikut amalan terbaik. Ia juga boleh dijadikan sebagai tanda aras terhadap organisasi-organisasi lain yang telah diiktiraf sebagai organisasi yang cemerlang. Oleh itu, organisasi perlu mendapatkan pengiktirafan melalui persijilan MS ISO 9001:2000 yang dikeluarkan oleh International Organisation For Standardisation (ISO). Persijilan ini merupakan pengiktirafan terhadap sistem kualiti asas atau baseline quality system.

Selain itu, usaha penambahbaikan berterusan perlu dilaksanakan oleh pihak organisasi. Bagi menilai dan mengiktiraf kecemerlangan organisasi dalam aspek pengurusan kewangan yang cekap, dinamik dan produktif, kerajaan turut memperkenalkan Anugerah Kualiti Pengurusan Kewangan (AKPK). AKPK turut menyediakan landasan bagi perkongsian pintar amalan-amalan terbaik dalam pengurusan kewangan strategik di antara agensi Kerajaan.

Meningkatkan Latihan Pengurusan Kewangan

Program latihan mampu mewujudkan satu tenaga kerja yang mempunyai sikap yang positif, berkemahiran tinggi dan semangat berterusan untuk bekerja. Latihan dan pendedahan mengenai pengurusan kewangan kepada semua peringkat pegawai di organisasi juga dapat mempertingkatkan kesedaran pegawai mengenai akauntabiliti pengurusan kewangan, meluaskan pengetahuan pegawai mengenai pendekatan pelaksanaan sistem kewangan masa kini, memahami dan mematuhi segala peraturan dan prosedur kewangan, dan mematuhi ikrar dalam piagam pelanggan. Pegawai juga boleh didedahkan dan diterapkan dengan prinsip ketelusan dan akauntabiliti melalui kefahaman terhadap Pelan Integriti Nasional.

Memanfaatkan Keupayaan Teknologi

Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) menyumbang ke arah sistem penyampaian perkhidmatan yang lebih baik, cekap dan pantas. Organisasi boleh memanfaatkan keupayaan ICT dalam pengurusan kewangan organisasi dengan turut mengambilkira amalan-amalan terbaik dalam pengurusan kewangan dan prosedur-prosedur yang berkaitan. Kementerian Pertahanan contohnya, telah membangunkan sistem komputer yang dikenali sebagai Accountability Index Monitoring System (AIMS) bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan kementerian.

Selain itu, sistem e-Perolehan, Government Financial and Management Accounting System (GFMAS) dan Pensions Online Workflow Environment (POWER) merupakan contoh manfaatteknologi ICT bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan dan kualiti perkhidmatan organisasi.

Zero Financial Mismanagement (ZFM)

Kesungguhan organisasi bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan dan kualiti perkhidmatan organisasi boleh diterjemahkan melalui iltizam strategi ZFM. Melalui strategi ini, organisasi perlu menyediakan sistem kawalan dalaman dan struktur organisasi yang sesuai untuk melaksanakan tugas-tugas dan tanggungjawab pengurusan kewangan dengan berkesan. Pasukan khas juga boleh ditubuhkan untuk memantau dengan lebih aktif program-program di organisasi, menyediakan laporan berkala dan kerap, mengukur tahap pelaksanaan projek dan bertanggungjawab memastikan pengurusan kewangan, bajet, perbelanjaan dan penilaian di organisasi dilaksanakan mengikut undang-undang dan peraturan yang ditetapkan.

Menangani Salah Laku Dan Penipuan

Pegawai yang melaksanakan urusan berkaitan pengurusan kewangan terdedah kepada salah laku dan penipuan semasa melaksanakan tugas. Oleh itu, organisasi perlu melaksanakan program-program kesedaran mengenai implikasi dan kesan undang-undang terhadap pelaku kesalahan ini. Selain itu, organisasi juga perlu melaksanakan tindakan-tindakan berikut:

i. Mengenalpasti kelemahan dan ruang dalam organisasi yang boleh membuka peluang kepada pelakuan penipuan dan rasuah
ii. Mengambil tindakan tegas terhadap pesalah-pesalah rasuah dan penipuan di organisasi
iii. Menubuhkan Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan selaras dengan arahan Perdana Menteri Bil. 1 Tahun 1998 bagi mencegah rasuah    dan salah guna kuasa dikalangan pegawai awam

Menetapkan Petunjuk Utama Prestasi (KPI)

Pihak pengurusan di organisasi perlu menentukan bidang pencapaian prestasi utama (BPPU) yang berkaitan dengan visi, misi dan objektif organisasi. Sehubungan itu, adalah menjadi tanggungjawab organisasi untuk menggubal, memantapkan atau mengkaji semula strategic KPI bagi mengukur pencapaian dan memantapkan pencapaian di setiap BPPU yang telah dikenal pasti. Seterusnya, organisasi perlu menyediakan mekanisma bagi mengukur pencapaian strategic KPI secara berterusan serta mengumumkan pencapaian Strategic KPI secara berkala. Sebagai contoh, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) telah mengambil inisiatif dengan memaklumkan pencapaian Strategic KPI jabatan menerusi portal jabatan.

Melaksanakan Pengurusan Risiko

Setiap projek atau program yang dilaksanakan oleh organisasi adalah terdedah kepada pelbagai risiko. Risiko kegagalan dan keselamatan merupakan aspek yang perlu diberikan perhatian oleh pihak organisasi dalam merancang dan meluluskan peruntukan kewangan terhadap sesuatu projek atau program. Sehubungan itu, sesebuah organisasi perlu:

i. Melaksanakan penilaian risiko dalam pelaksanaan program
ii. Menganalisa jenis dan tahap risiko yang telah dikenal pasti
iii. Mengambil tindakan yang bersesuaian untuk mengurangkan atau mengelak risiko
iv. Menyemak dan menilai status risiko dari semasa ke semasa

Penerapan Nilai Dan Etika

Aspek nilai dan etika kerja yang cemerlang mampu melonjakkan keberkesanan organisasi dalam aspek pengurusan kewangan dan kualiti perkhidmatan. Antara langkah yang boleh dilaksanakan oleh organisasi ialah:

i. Mewujudkan persekitaran yang dapat menghasilkan budaya kerja yang cemerlang dalam organisasi berasaskan kepada nilai-nilai murni perkhidmatan awam
ii. Menetapkan serta mengaplikasikan nilai teras dalam pengurusan kewangan dan kualiti perkhidmatan yang bersesuaian dengan budaya kerja organisasi seperti melalui program kesedaran dan latihan.


Kesimpulan

Pengurusan kewangan di sektor awam merupakan aspek kritikal yang perlu diberikan perhatian serius. Urusannya perlu dilaksanakan dengan integriti dan akauntabiliti yang tinggi, serta memerlukan pengetahuan, kemahiran dan pematuhan terhadap undang-undang dan peraturan-peraturannya. Oleh itu, setiap penjawat awam perlu memahami iltizam dan strategi-strategi berterusan yang telah dirancang serta dilaksanakan oleh pihak kerajaan dan organisasi bagi meningkatkan keberkesanan dalam aspek pengurusan kewangan dan kualiti penyampaian. Organisasi pula perlu mengekalkan kecemerlangan dan kualiti perkhidmatan melalui strategi pengurusan kewangan yang cemerlang.

  1. No trackbacks yet.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: